Проведение инвентаризации – необходимый бизнес-процесс для многих организаций не только торговой отрасли, но и сферы услуг. На первый взгляд простое мероприятие на деле оказывается сложным и кропотливым процессом, требующим системного подхода, грамотных исполнителей и эффективной методологии выполнения работ. В данном обзоре мы приведем несколько причин, по которым стоит сделать выбор в пользу независимой инвентаризации.
- Независимость экспертов
Человеческий фактор – один из главных рисков в выполнении инвентаризации. К сожалению, очень часто сотрудники склада или магазина, где планируется проведение инвентаризации, напрямую заинтересованы в её результатах. Это неудивительно, ведь в процессе инвентаризации могут быть выявлены различные нарушения, говорящие о недобросовестности или некомпетентности сотрудников. Независимая инвентаризация позволяет избежать данного риска: приглашенные аудиторы ориентируются исключительно на фактическое наличие товаров, не имея абсолютно никаких причин для искажения результатов.
- Квалификация аудиторов
Еще один риск, с которым сталкиваются торговые предприятия при проведении инвентаризации, это привлечение к процессу пересчета товаров неквалифицированных кадров. Такое случается на торговых площадях, когда большое количество позиций необходимо инвентаризовать в сжатые сроки. Часто к инвентаризации подключают грузчиков, продавцов и других сотрудников, которые не имеют необходимых навыков для выполнения работ, что, в свою очередь напрямую влияет на точность результатов. Компании, осуществляющие независимую инвентаризацию, к проектам допускают исключительно счетчиков, прошедших необходимое обучение. Инвентаризация выполняется под руководством и контролем опытных менеджеров, что сводит риск получения ошибочных результатов по причине неопытности исполнителей к нулю.
- Специальное оборудование и программное обеспечение
Повысить качество выполнения инвентаризации аудиторским компаниям помогает специализированное ИТ-оборудование и лицензионное программное обеспечение от таких ведущих производителей как HP и Microsoft. Как правило, компании, осуществляющие пересчет товаров своими силами, подобными инструментами пренебрегают, как в силу нецелесообразности – инвентаризацию надо проводить не каждый день, так и в силу их дороговизны. Однако использование специализированного оборудования не только существенно экономит временные и человеческие ресурсы в процессе выполнения инвентаризации, но и существенно повышает точность полученных данных.
- Разработанная методология
Многолетняя практика и более восьми тысяч успешных проектов по инвентаризации в различных компаниях по всей России, позволили компании ЕВРО ПОИНТ разработать эффективную методологию выполнения работ. Основные принципы нашей методологии:
- Независимость аудитора от внешних факторов.
- Стандартизация процессов управления и сбора данных.
- Сотрудничество с представителями Заказчика только для опознавания проверяемых позиций и консультаций по их хранению.
- Двойной контроль — текущий контроль качества выполняемых работ на основе контрольных проверок другими сотрудниками инвентаризационной бригады.
- Отсутствие ограничений во времени и сотрудниках
Еще один немаловажный критерий при проведении инвентаризации силами внешней компании – это отсутствие ограничений во временных и человеческих ресурсах. Вне зависимости от масштаба проекта независимые аудиторы привлекают к работам ровно столько специалистов, сколько необходимо для того, чтобы выполнить инвентаризацию в максимально короткий срок без потери качества. Кроме того, такие компании готовы выполнять работу во внеурочное время, в том числе в выходные дни и ночные часы, без необходимости со стороны заказчика приостанавливать основную деятельность и терять прибыль.
Если вы стоите перед выбором, кому доверить проведение инвентаризации в магазине или на складе, оцените вышеперечисленные факторы. Быть может, независимая инвентаризация станет не только инструментом для контроля наличия и состояния товарно-материальных ценностей, но и существенно сэкономит внутренние ресурсы компании, выявит узкие места в бизнес-процессах, повысит продажи и позволит выйти на качественно новый уровень.