Многие предприниматели задают нам вопрос: «Зачем нужна инвентаризация, если на нашем типовом объекте, в магазине или на складе ведется стандартный учет товара, организовано правильное хранение, постановка на учет, отгрузка, продажа и прочее? Кроме того, мы своими силами периодически проводим инвентаризации».

Можно по-разному ответить на этот вопрос, но на взгляд специалистов компании ЕВРО ПОИНТ основной причиной, по которой возникает такая необходимость, является постоянное движение товара: изменяется его местонахождение – сегодня на складе, завтра на полке, потом на кассе и т.п. Кроме того, товар постоянно меняет свои свойства: он может испортиться, потерять товарный вид или просто торговую наклейку (ценник). У него может быть поврежден или неверно нанесен штрих-код, подойдет к концу срок годности, а нарушенная упаковка переведет товар из разряда, продающегося упаковкой в разряд штучного. Каждая учетная единица имеет целый ряд уникальных характеристик, изменение которых необходимо постоянно отслеживать.

К сожалению, организовать автоматическую систему контроля каждого параметра по всем учетным единицам вместе и по каждой в отдельности не представляется возможным ввиду сложности построения и обслуживания подобных систем, их дороговизны и низкой степени гибкости. Поэтому основным методом регулярного сбора информации о товаре и сравнения его с учетными данными остается сплошная инвентаризация. Это надежный и простой способ, он обладает высокой степенью точности, относительно низкими финансовыми затратами, а также легко поддается выборочной проверке качества выполненных работ.

Вместе с тем, проведение инвентаризации силами собственных сотрудников бывает эффективно лишь в случае выборочных проверок (например, одного из отделов магазина, конкретного артикула на складе и т.п.). Проведение полной инвентаризации по всему товару обычно имеет стандартные ограничения.

1. Временные и человеческие ресурсы.

Для полного пересчета всего объекта требуется концентрация значительного количества счетного персонала, а также наличие достаточного количества программного обеспечения – терминалы сбора данных и другое оборудование. Период проведения работ ограничен промежутком между закрытием и открытием объекта, как правило, это ночное время.

2. Относительно низкая квалификация собственного персонала.

К выполнению работ привлекаются работники склада, продавцы магазина, товароведы, грузчики и т.д. Эти сотрудники в своей повседневной деятельности напрямую не связаны с процессом пересчета, поэтому не обладают достаточными навыками при проведении работ в условиях жесткого лимита времени и ресурсов

3. Независимость сбора данных.

Сотрудник компании, принимающий участие в инвентаризации может оказаться лицом, заинтересованным. Поэтому полностью доверять полученному результату сложно. Структура деятельности независимых инвентаризационных компаний организована таким образом, чтобы собрать, обработать и предоставить заказчику данные, которые не зависят от внутренних процессов заказчика. Сотрудники-аудиторы ориентируются только на фактическое наличие товара, его реальное состояние, то есть на то, что увидели своими глазами. В расчет не принимаются никакие пояснения сотрудников проверяемого объекта, например: «этот товар мы временно переместили на другой склад, завтра привезем обратно, поэтому нужно отметить, что он у нас есть».

4. Отсутствие у заказчика отработанной технологии проведения инвентаризаций.

Даже если сотрудники заказчика, проводящие инвентаризацию своими силами, считают, что они делают все правильно, убедиться в точности полученных данных невозможно, т.к. фактически сотрудники проверяют сами себя. Компании, специализирующиеся на оказании услуг проведения инвентаризаций, имеют специально разработанные технологии, которые многократно тестируют, оценивают параметры точности пересчета, качества работ получаемые на выходе, учитывают особенности управления всем процессом работ, решения технологических и организационных задач. Этим достигается гарантированный результат и независимость проводимых работ в установленные заказчиком сроки.

Рекомендуем учитывать описанные выше особенности при принятии решения о проведении инвентаризаций.