В ряде случаев, например, при выполнении инвентаризаций сложных объектов или наличии дополнительных задач сверх стандартного алгоритма работ, компания ЕВРО ПОИНТ рекомендует клиентам перед началом проекта провести тестовую инвентаризацию.

Тестовая инвентаризация – это короткая оценочная смена, предваряющая начало основных работ на объекте. Она характеризуется сокращенным временем проведения (от 4 до 6 часов) и малым количеством привлекаемого счетного персонала (от 4 до 8 человек).

Принятие решения по проведению тестовой смены может быть продиктовано одним или несколькими обстоятельствами. К ним относятся:

  • большая площадь объекта или наличие нескольких помещений, складов, товарный остаток которых подлежит последовательному просчету;
  • особые условия, при которых стандартная скорость работы счетной единицы персонала на типовом объекте значительно меняется. Это могут быть параметры температурного режима, освещенности, особенности размещения или пересчета товара;
  • наличие дополнительных требований клиента по учету, выкладке или сбору определенных сведений о товаре, например, сроке хранения, номере партии, комплектности и т.п.;
  • отсутствие достоверной информации о проценте товара, подлежащего количественному вводу по отношению к товару, учет которого можно проводить только поштучно.

При наличии одного или нескольких таких факторов значительно повышаются риски неверной оценки используемых ресурсов, ошибки планирования и определения эффективной технологии работ. Если же проект предположительно рассчитан на несколько дней/смен, то накопительный эффект таких ошибок может привести к серьезным последствиям в рамках его реализации.

Поэтому, рассматривая вариант проведения предварительной (оценочной) смены до начала реализации основного проекта необходимо соотнести затраты на ее выполнение с полученным эффектом:

  • короткое время проведения смены позволяет не останавливать текущие процессы и не отвлекает большие ресурсы клиента;
  • стоимость тестовой смены незначительна по отношению к общим затратам на проект;
  • существенно снижаются риски ошибок планирования;
  • заказчик убеждается в соблюдении исполнителем заявленных параметров проведения работ, выполнения согласованной технологии, оценивает их качество;
  • исполнитель проверяет, что все ранее заявленные заказчиком условия и сложности при проведении работ учтены в разработанном плане.

На тестовой смене оценке подлежит:

  • среднее время работы одного сотрудника при пересчете различных типов ТМЦ;
  • влияние возможных ограничивающих условий на скорость и качество работы персонала;
  • количество товара, которое не поддается автоматическому вводу в терминал по отношению к общему количеству отсканированного товара (нет штрих-кода, брак, неопознанный или отсутствующий в справочнике товар, штрих-код не считывается терминалом и т.п.);
  • стабильность работы развернутой Wi-Fi сети для терминального сбора данных;
  • количество ошибок учетных данных. Этот параметр оказывает существенное влияние на время процесса сверки по итогам работ;
  • сложность подготовки товара к пересчету, например: распаллечивание, снятие и перемещение коробок, вскрытие индивидуальной упаковки и прочее;
  • правильность выбранной технологии работ. В нашей практике встречаются случаи, когда в процессе пробной инвентаризации заказчик корректирует техническое задание в ту или другую сторону, устанавливает дополнительные требования к пересчету. В этом случае проводятся дополнительные замеры параметров работ, оценка их скорости и качества, после чего вносятся коррективы в первоначальный алгоритм и план выполнения проекта.

Инвентаризация– это сложный процесс, на который в период его планирования и выполнения направлено множество внешних и внутренних воздействий. Поэтому всесторонняя подготовка, оценка рисков и максимальный расчет возможных воздействий в большой степени становятся залогом успешной работы. В этой связи тестовая смена является одним из инструментов, с помощью которого сложные задачи становятся более понятными, а их результаты предсказуемыми.